คอมพิวเตอร์ในงานด้านเอกสาร
ความหมายของเอกสาร
เอกสาร (Document) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่นๆ ที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่าง ๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบ แบบฟอร์ม เอกสารทางธุรกิจต่างๆ เป็นต้น
ความสำคัญของเอกสาร
ระยะเริ่มต้นของหน่วยงานธุรกิจที่ได้ดำเนินกิจการนั้น จะต้องมีเอกสารเข้าและออก ซึ่งในเบื้องต้นอาจมีจำนวนน้อย แต่เมื่อดำเนินกิจการไปนาน ๆ จำนวนเอกสารก็จะมีมากขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าการกำเนินงานด้านเอกสารนั้น มีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร เพราะถือได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นกฌจะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจเพราะ
1. เอกสารเป็นเสมือนความจำ
2. เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3. เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน
4. เอกสารเป็นหลักฐานทางวัฒนธรรมทางภูมิปัญญา
ประเภทของเอกสาร
เอกสารที่ใช้ติดต่อกันอยู่ในปัจจุบันนี้แบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1.เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารที่หน่วยงานได้รับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก ซึ่งอาจอยู่ในรูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร และเอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งเอกสารที่รับเข้ามานี้จะมีส่วนสำคัญในการบริหารงานของหน่วยงาน ที่หน่วยงานต้องให้ความสำคัญแก่เอกสารเหล่านี้ และต้องเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานต่อไปในอนาคตด้วย
2. เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในสำนักงาน อาจจะเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกในหน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องงตัวมากยิ่งขึ้น หรืออาจจะเป็นเอกสารที่หน่วยงานต้องการจะแจ้งให้พนักงานทราบก็ได้ ตัวอย่างเช่น บันทึกข้อความ คำสั่ง ประกาศ สัญญา งบการเงิน รายงานต่าง ๆ ของบริษัทฯ ซึ่งเอกสารต่าง ๆ เหล่านี้สามารถใช้เป็นหลักฐานต่อไป
3. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารที่จัดทำด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเอกสารในรูปแบบนี้จะสามารถบริหารจัดการได้ง่ายกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ
ในหน่วยเรียนนี้ จะกล่าวถึงเอกสารที่ใช้ในงานธุรกิจ เฉพาะส่วนที่เป็นจดหมายธุรกิจ หนังสือโต้ตอบและเอกสารต่าง ๆ ที่มักจะใช้เป็นประจำในสำนักงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น